Процедура в организационном документообороте - это официальный документ, описывающий последовательность действий для выполнения конкретной задачи. Рассмотрим требования к структуре и содержанию процедур.
Содержание
Основные элементы процедуры
- Титульный лист с наименованием и реквизитами
- Область применения и назначение
- Ответственные лица и подразделения
- Пошаговое описание процесса
- Формы отчетности и контрольные точки
Структура документа "Процедура"
1. Общие положения
- Наименование процедуры
- Номер и дата введения
- Основание для разработки
- Сфера применения
- Нормативные ссылки
2. Основная часть
| Раздел | Содержание |
| Термины и определения | Пояснение специальных понятий |
| Описание процесса | Пошаговая последовательность действий |
| Роли и ответственность | Распределение обязанностей |
| Ресурсы | Необходимые материалы и инструменты |
Требования к оформлению
- Использование стандартного шрифта (Times New Roman 12-14pt)
- Нумерация страниц в нижнем колонтитуле
- Обязательное утверждение руководством
- Регистрация в журнале учета документов
- Указание срока действия и периодичности пересмотра
Пример оформления шагов процедуры
- Получить заявку от инициатора
- Проверить комплектность документов
- Зарегистрировать заявку в журнале
- Назначить ответственного исполнителя
- Контролировать выполнение на каждом этапе
- Оформить отчет о выполнении
Важные аспекты
- Каждый шаг должен содержать конкретное действие
- Использовать однозначные формулировки
- Избегать двусмысленных толкований
- Указывать сроки выполнения для критичных этапов
- Предусматривать исключительные ситуации
Утверждение и изменение процедуры
- Согласование со всеми заинтересованными отделами
- Визирование руководителем подразделения
- Утверждение генеральным директором
- Внесение в реестр организационных документов
- Ознакомление сотрудников под подпись
Правильно оформленная процедура как документ обеспечивает единообразие выполнения процессов, снижает количество ошибок и служит руководством для сотрудников при выполнении регулярных задач.
